[TYPO3-UG Universities DE] Whitepaper "Öffentliche Ausschreibung von Website-Projekten"

Mi Apr 22 20:57:17 CEST 2020

Lieber Stefan,

ja, wenn die Kommunikation und Zusammenarbeit stimmt, dann geht seeeeeehr viel :). Allgemein kann man sagen, dass genau das der kritische Punkt ist. Tatsächlich ist es so, dass wenn die Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber stimmt, die vertragliche Grundlage schlicht keine Bedeutung mehr hat. So lange man auf dem Drahtseil bleibt, ist es egal, ob es ein Fallnetz gibt.

Jedoch ……

Und daher der Dienstvertrag, der die Kommunikation und die Art und Weise der Zusammenarbeit nun nicht dem Zufall überlässt (oder dem Good-Will der beiden Parteien), sondern dies auf vertraglicher Ebene klar beschreibt. Der Werkvertrag klappt nur, wenn man dann eigentlich praktisch fast wie Dienstvertrag arbeitet. Wieso also nicht gleich den Vertrag so aufsetzen, wie die Realität ist? Ich bin für konsequent und ernsthaft. Werkvertrag ist daher keine Option (mehr) für mich. Ich hatte in den vergangenen Jahren auch einige Lernkurven und Erfahrungen.

Darüber hinaus weiss ich, dass viele (gute und interessante) Agenturen sich gar nicht mehr auf Werkverträge einlassen. Mit Recht! Wieso auch? Die Auftragslage ist so gut, dass man es als guter Anbieter gar nicht nötig hat, sich auf ein unnötig hohes Risiko (für beide Seiten) einzugehen. Umgekehrt: Dienstleister, die sich immer noch auf nicht-agil und/oder Werkvertrag einlassen, die beäuge ich inzwischen sehr kritisch. Das ist irgendwie letztes Jahrhundert.

Der Dienstvertrag bietet auch viele Vorteile bei der internen Kommunikation und Positionierung des Projektverantwortlichen gegenüber den Vorgesetzten. Ich würde niemand raten, diese Trümpfe aus der Hand zu geben.

Meine Erfahrung mit Entscheidern und Einlassen auf Dienstvertrag: Für interne Personen ist es schwer Vorgesetzten zu vermitteln, dass Dienstvertrag tatsächlich das Risiko reduziert, die Kosten senkt und noch viele weitere Vorteile hat und dass es der Werkvertrag ist, der hochproblematisch ist. Stichwort: Der Prophet im eigenen Land. Und auch die hierarchische Position spielt da eine Rolle… Ein externer Berater mit entsprechenden Referenzen hat da leichteres Spiel:

- Beim ersten Workshoptermin mit meinen Kunden bestehe ich darauf, dass das „Geld“ und das „letzte Wort“ (Kanzler_in/Präsident_in/Top Management) mit am Tisch sitzt. Sonst komme ich gar nicht erst. Das funktioniert so auch.
- Dann wird erst die Frage nach agil / nicht agil und Werk-/Dienstvertrag (und weitere, entscheidende Dinge, wie z.B. Continuous Relaunch oder nicht) erklärt und geklärt bzw. entschieden. Alles, was vertraglichen und finanziellen Impact hat. Alle weiteren Details können dann in "kleiner Runde" geklärt werden.

Mit der Broschüre habt Ihr einen „Peter-to-go“ an der Hand. Gebt einfach das Whitepaper nach oben weiter. Das sollte Euch - auch ohne einen externen Berater zu engagieren - ein Stück weiter bringen.

Abschließend: Ja. Ein Wartungs- und Supportvertrag ist natürlich die logische Konsequenz. Ich setze ja ganz klar auf den „Continuous Relaunch“ mit einem jährlichen Budget, wie im Whitepaper beschrieben. Das Thema Wartung und Support macht jedoch noch einmal ein neues „Fass“ auf. Tatsächlich habe ich überlegt, ob ich es in diesem Whitepaper mit behandeln soll, habe mich aber dafür entschieden, es erstmal in dieser Version „ohne“ zu publizieren. Gegebenenfalls werde ich die 2. Auflage entsprechend erweitern.

Kurze Gedanken zum Thema:

- Es gibt Argumente dafür und dagegen, Wartung und Support in einem Rutsch auszuschreiben. Meist kommt man nicht umher, eine separate Ausschreibung vorzunehmen.
- Nicht jeder Dienstleister, der Projekte kann, kann auch Support. Je kleiner der Anbieter, desto hakeliger und problematischer wird das.
- Wenn die Kommunikation gut läuft und man zufrieden ist gilt: Never change a winning team. Dann sollte man natürlich schauen, ob man den gleichen Dienstleister auch für Wartung/Support/Weiterentwicklung bekommt.
- Es spielen zusätzlich noch einmal ganz andere Bewertungskriterien mit rein. Auch hier gilt: Allein der Preis reicht als Bewertungskriterium nicht. Im Gegenteil, auch hier ist der Preis wieder sehr nachrangig, wenn man das „wirtschaftlichste“ Angebot finden will.

Einen schönen, sonnigen Abend wünsche ich!
Peter

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Alinbu Consulting - Peter Pröll

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> On Mittwoch, Apr. 22, 2020 at 5:55 PM, Beck Stefan <Stefan.Beck at uni-passau.de (mailto:Stefan.Beck at uni-passau.de)> wrote:
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> Hallo alle,
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> erstmal danke an Peter für die Arbeit, die er sich gemacht hat und für die gute Broschüre.
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> Was ich aber dazu sagen möchte, ist, dass es auch durchaus mit Werkvertrag (gut!) klappen kann. Zunächst: Ich bin selber zertifizierter Scrummaster und sowohl also mit der agilen Entwicklung vertraut als auch eigentlich Befürworter. In meiner Erfahrung aber stößt man gerade in einem anders gestrickten Umfeld hier auch an Grenzen. Das kann sein, dass das Management oder die Stakeholder nicht bereit sind, den Ansatz mitzutragen oder dass schlichtweg die personellen Kapazitäten fehlen – sei es qualitativ oder quantitativ.
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> Insofern haben auch wir keinen agilen Ansatz bei unserem Relaunch letztes Jahr verfolgt sondern klassisch ein Lastenheft geschrieben (längerer Prozess), eine Agentur gesucht, gefunden und arbeiten lassen. Wir haben in der Tat eine Projektstelle gehabt, die das Projekt begleitet und die Kommunikation mit der Agentur auch weitgehend durchgeführt hat. ABER: Oft mussten wir „Techniker“ auch selber direkt kommunizieren, denn die Person war eher redaktionell als technisch ausgerichtet.
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>
> Unser Projekt war übrigens sehr umfangreich: Wir auf unserer Seite sind von apache auf nginx umgestiegen, von php 5 auf 7, haben natürlich das Typo3-Versions-Update gehabt (6 auf 8), haben ein responsives Design bekommen (das hat die Agentur gemacht) und als i-Tüpfelchen haben wir noch zwei Typo3-Instanzen zu einer zusammengeführt. Dies haben wir mit einem Personalaufwand von 3-4 Stellen auf der Uniseite und 1-2 auf der Agenturseite hinbekommen. Will damit nur sagen: Es geht auch mit wenig Leuten auf der Uniseite und mit einer kleinen Agentur.
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>
> Wir hatten allerdings einen Vorteil: Die Agentur kannte unsere Uni und unser Typo3 6 bereits recht gut. Und das denke ich hat auch schon viel aufgewogen. Daher wäre noch mein Tipp: Wo irgend möglich, auf bekanntes und bewährtes Personal zurückgreifen. Den nächsten Relaunch werden wir auch wieder ausschreiben müssen – aber wir werden alles daran setzen, wieder mit dieser Agentur zu arbeiten.
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>
> (Immer den gleichen Dienstleister zu haben, hat für mich auch den Vorteil, dass der Code immer gleich strukturiert ist und dem gleichen Konzept folgt – und somit die Wartbarkeit deutlich erleichtert. Welcher Entwickler kennt das nicht, der eine schreibt eine Software, ein anderer übernimmt sie und schreibt erst mal alles um, weil es seiner Meinung nach falsch oder ineffizient oder was auch immer ist.)
>
>
> Und mein zweiter Punkt: Warum ein Werkvertrag funktionieren kann und bei uns funktioniert hat: Wir haben nicht nur eine gute Arbeit bekommen, sondern danach auch einen Anschlussvertrag mit der gleichen Agentur abgeschlossen, der dann ein Rahmen-/Wartungsvertrag ist und dann tatsächlich ein Dienstvertrag ist. So konnten wir noch „entspannt“ Fehler nachbessern und nachbessern lassen und auch jederzeit neue Features nachbestellen.
>
>
> Dieses Hybridmodell fehlt mir in der Broschüre: Großer Werkvertrag + anschließender Dienstvertrag. Der Charme ist eben, dass man da zunächst die Agentur einfach auch mal machen lassen kann und selber währenddessen wenig Aufwand hat, sie „zu beaufsichtigen“ und auch seinem Tagesgeschäft weiter nachgehen kann – was ja an Universitäten, die eigentlich alle irgendwie chronisch unterbesetzt sind, nicht unwichtig sein kann. Und im Nachhinein hat man die Flexibilität und den qualitätssichernden Effekt des Dienstvertrages.
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> Viele Grüße
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> Stefan
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> Von: typo3-ug-universities-de-bounces at lists.typo3.org <typo3-ug-universities-de-bounces at lists.typo3.org> Im Auftrag von peter at alinbu.net
> Gesendet: Mittwoch, 22. April 2020 15:11
> An: TYPO3 Usergroup German Universities <typo3-ug-universities-de at lists.typo3.org>
> Betreff: [TYPO3-UG Universities DE] Whitepaper "Öffentliche Ausschreibung von Website-Projekten"
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> Hallo in die Runde!
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> Vor Ostern gab es an dieser Stelle die Diskussion, ob und wie man ein Bewertungsportal zur Bewertung von TYPO3-Dienstleistern aufbaut, um bei den eigenen Website-/Relaunch-Projekten weniger Ärger zu haben.
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> Meine Position damals (wie heute): Der Wunsch ist verständlich, das vorgeschlagene Mittel jedoch nicht hilfreich. Der Erfolg (oder Misserfolg) der Projekte und die üblichen Probleme sind zum allergrößten Teil bereits in der Ausschreibung und noch davor angelegt.
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> Damals habe ich angeboten, in einem Whitepaper Gedanken und Eckpunkte zusammenzustellen und zu erklären, die bei der Ausschreibung in Betracht gezogen werden sollten. Das Whitepaper ist nun fertig. Themen umfassen insbesondere:
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> Leistungsbild
> Vertragsrahmen
> Art der Ausschreibung
> Art des Projektmanagements während der Umsetzung
> sinnvollen Bewertungskriterien für die Ausschreibung
> Einflußfaktoren für spätere Betriebskosten der Website
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>
> Kernpunkt ist: Wie finde ich den richtigen Dienstleister und stelle den Projekterfolg sicher. Beides wird durch die oben genannten Punkte bereits stark beeinflußt.
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> Herausgekommen ist eine knapp 30-seitige Broschüre, der die Erfahrungen aus meiner Arbeit in diesem Feld seit 2014 zur Grundlage liegen.
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>
> Anfordern kann man sie kostenfrei unter https://alinbu.net/ausschreibung.
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> Über Feedback würde ich mich freuen, für Rückfragen stehe ich zur Verfügung.
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> Herzlichst
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> Peter
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> Alinbu Consulting - Peter Pröll
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> Telefon +49 2444 6629000 (tel:+49%202444%206629000)
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> https://alinbu.net (https://alinbu.net/)
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> LinkedIn: https://linkedin.com/in/peterproell/
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> Xing: https://xing.com/profile/Peter_Proell/
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> Twitter: https://twitter.com/Alinbu/
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