[TYPO3-UG Universities DE] Whitepaper "Öffentliche Ausschreibung von Website-Projekten"

Do Apr 23 09:57:08 CEST 2020

Viele gute Punkte Stefan!

Klein mag ich nicht nieder machen. Die Größe muss nur passen. Wenn man dann die Fakten anschaut (Verfügbarkeit, Reaktionszeit), dann ist es für kleine Anbieter schwieriger und wirtschaftlich oft riskanter. Ja, das wird mit viel Liebe wieder gut gemacht. Und ja, im „Normalbetrieb“ ist das möglich. Ich kenne und denke nicht nur über den Normalbetrieb nach, sondern auch über durchaus realistische Ausnahmesituationen. Dann wird für kleinere Anbieter der Support für größere Kunden von jetzt auf dann nicht mehr (einfach) zu stemmen. Die Folgen sind für beide Seiten verheerend. Einfach und schnell mit den Herausforderungen mitzuwachsen und zu skalieren, ist Anbietern leider aufgrund der Fachkräftesituation nicht möglich. Selbst bei größeren Anbietern schaue ich mir ganz genau an, wie die Anbieter die kurzfristige Verfügbarkeit im Bedarfsfall sicherstellen. Selbst einige große Anbieter bekommen das organisatorisch nicht auf die Reihe. Vorteile auf diesem Markt haben große oder kleine, die sich zusammentun. Letzteres passiert daher immer öfter.

Achtung: Dienstvertrag bedeutet nicht, dass man nicht mit festen Budget arbeitet! Im Gegenteil. Der Vertrag wird mit festem Budget abgeschlossen! Was geschuldet wird, das unterscheidet sich.

Geld: Ich widerspreche vehement. Es geht anders. Glücklicherweise. Seit Beginn arbeite ich nur und ausschließlich so. Man muss jedoch eben auch alternative / besser passende Wertungskriterien aufzeigen. Ich stimme in sofern zu, als dass erstmal alle geldfokussiert sind. Lässt sich aber drehen. Muss sich drehen lassen. Muss gedreht werden. Habe ich in allen Fällen gedreht bekommen.

Herzlichst
Peter

—
Alinbu Consulting - Peter Pröll
Organisationsentwicklung, Transformationsspezialist, BetaCodex & Agility

=======
Neuester Blogartikel:
https://alinbu.net/blog/10-erfolgskriterien-fuer-die-transformation
=======

Telefon +49 2444 6629000 (tel:+49%202444%206629000)
https://alinbu.net (https://alinbu.net/)

LinkedIn: https://linkedin.com/in/peterproell/
Xing: https://xing.com/profile/Peter_Proell/
Twitter: https://twitter.com/Alinbu/

> On Donnerstag, Apr. 23, 2020 at 9:11 AM, Beck Stefan <Stefan.Beck at uni-passau.de (mailto:Stefan.Beck at uni-passau.de)> wrote:
>
> Hallo alle,
>
>
>
>
>
> ich will nur nochmal die letzten 4 Punkte (immer auch im Zweifel aus unserer Sicht und Erfahrung) kommentieren:
>
>
>
>
>
> - Es gibt Argumente dafür und dagegen, Wartung und Support in einem Rutsch auszuschreiben. Meist kommt man nicht umher, eine separate Ausschreibung vorzunehmen.
>
>
>
>
>
> Auch in unserem Fall war das tatsächlich die große Frage, ob wir nicht eine neue Ausschreibung machen müssen und am Ende jemand „neuen“ bekommen. Allerdings konnten wir klar argumentieren, dass es mehr als sinnvoll ist, mit der vorigen Agnetur weiterzumachen.
>
>
>
>
>
> - Nicht jeder Dienstleister, der Projekte kann, kann auch Support. Je kleiner der Anbieter, desto hakeliger und problematischer wird das.
>
>
>
>
>
> Da muss ich der Pauschalisierung doch widersprechen. In unserem Fall muss ich sagen, gerade der kleine Anbieter war hier vielleicht bemühter, da es sein persönliches Projekt ist und er sich damit selber ja auch wieder eine Visitenkarte ausstellt, wenn alles gut läuft. Wenn es Probleme mit einem großen Anbieter gibt, dann gibt der im Worst Case den Auftrag auf und hat noch genug andere Kunden, um das gut zu verschmerzen. Das hat der kleine ggf. nicht. Und wie gesagt, in unserem Fall hat ja auch die Chemie und Beziehung der kleinen Agentur zu unserer Universität mehr als gestimmt (bzw stimmt noch ;)).
>
>
>
>
>
> - Wenn die Kommunikation gut läuft und man zufrieden ist gilt: Never change a winning team. Dann sollte man natürlich schauen, ob man den gleichen Dienstleister auch für Wartung/Support/Weiterentwicklung bekommt.
>
>
>
>
>
> Volle Zustimmung. Muss man halt im öffentlichen Dienst, wo man ausschreiben muss, genau aufpassen und gut argumentieren – oder man macht es so, wie ich in meiner vorigen Mail anklingen ließ: Man macht gleich einen „hybriden“ Vertrag in dem bereits ein Supportvertrag anschließt. Wie man den gestaltet, muss man dann schauen, ob man jeden Monat ein Stundenkontingent nimmt (und das mal über-, mal unterstrapaziert) oder nur das wirklich erledigte im Nachhinein abrechnet.
>
>
> ALLERDINGS: Meiner Erfahrung nach ist es gerade im ÖD einfacher, eine feste Summe im Voraus zu bekommen, die man dann eben für einen festen Werkvertrag ausgeben kann und wiederum eine feste (aber von mir aus monatlich feste (Maximal-)) Summe, die man für die erste Variante des Supportvertrages ausgeben kann. Je weiter man mit seiner Abteilung weg vom Hauptbudget der Uni sitzt, umso schwieriger oder zumindest umständlicher wird es, hier flexibel zu sein.
>
>
>
>
>
> - Es spielen zusätzlich noch einmal ganz andere Bewertungskriterien mit rein. Auch hier gilt: Allein der Preis reicht als Bewertungskriterium nicht. Im Gegenteil, auch hier ist der Preis wieder sehr nachrangig, wenn man das „wirtschaftlichste“ Angebot finden will.
>
>
>
>
>
> Das ist richtig, aber hier zieht wieder der öffentliche Dienst – und da ist es schwer, andere Argumente geltend zu machen, wenn der Preis eines Angebotes unschlagbar ist. Natürlich sieht man sich die Angebote genau an und kann sich auch entscheiden. Wenn aber Angebot A nur etwas weniger Leistung zu geben scheint, dafür die Hälfte kostet, dann wird es SEHR schwer, oder geradezu unmöglich, Angebot B zu nehmen. Selbst dann, wenn mir als dem Experten klar ist, dass wir unterm Strich besser fahren, wenn wir deutlich mehr ausgeben und dafür etwas mehr Leistung auf dem Papier kriegen – aber im Nachhinein viele Probleme vermeiden. Also, im ÖD zählt einfach nur das Geld.
>
>
> Das liegt einfach auch daran, dass wir im ÖD nicht mit dem Geld unserer Firma arbeiten und somit das Risiko als Uni auch allein tragen und verantworten müssen – sondern mit öffentlichen Geldern, Steuergeldern.
>
>
>
>
>
> Also Fazit: Mach mir die kleinen Agenturen nicht so schlecht, alle haben mal klein angefangen ;) – und auch die kleinen haben ihre Vorteile. Die großen haben allgemein vielleicht mehr Expertise und vor allem Erfahrung, aber das würde ich so pauschal auch nicht sagen wollen. Ich bin klar für einen Wettbewerb ALLER Agenturen. Ausschreibungen sind bei uns ja öffentlich und jede Agentur kann ein Angebot abgeben. Wenn eine kleine Agentur mich mit ihrem Angebot überzeugt, dann würde ich schon sagen, dann nehmt sie auch. ;)
>
>
>
>
>
> VG
>
>
> Stefan
>
>
>
>
>
>
>
>
> Von: typo3-ug-universities-de-bounces at lists.typo3.org <typo3-ug-universities-de-bounces at lists.typo3.org> Im Auftrag von Peter Pröll
> Gesendet: Mittwoch, 22. April 2020 20:57
> An: TYPO3 Usergroup German Universities <typo3-ug-universities-de at lists.typo3.org>
> Betreff: Re: [TYPO3-UG Universities DE] Whitepaper "Öffentliche Ausschreibung von Website-Projekten"
>
>
>
>
>
>
>
> Lieber Stefan,
>
>
>
>
>
>
>
> ja, wenn die Kommunikation und Zusammenarbeit stimmt, dann geht seeeeeehr viel :). Allgemein kann man sagen, dass genau das der kritische Punkt ist. Tatsächlich ist es so, dass wenn die Kommunikation zwischen Dienstleister und Auftraggeber stimmt, die vertragliche Grundlage schlicht keine Bedeutung mehr hat. So lange man auf dem Drahtseil bleibt, ist es egal, ob es ein Fallnetz gibt.
>
>
>
>
>
>
>
> Jedoch ……
>
>
>
>
>
>
>
> Und daher der Dienstvertrag, der die Kommunikation und die Art und Weise der Zusammenarbeit nun nicht dem Zufall überlässt (oder dem Good-Will der beiden Parteien), sondern dies auf vertraglicher Ebene klar beschreibt. Der Werkvertrag klappt nur, wenn man dann eigentlich praktisch fast wie Dienstvertrag arbeitet. Wieso also nicht gleich den Vertrag so aufsetzen, wie die Realität ist? Ich bin für konsequent und ernsthaft. Werkvertrag ist daher keine Option (mehr) für mich. Ich hatte in den vergangenen Jahren auch einige Lernkurven und Erfahrungen.
>
>
>
>
>
>
>
> Darüber hinaus weiss ich, dass viele (gute und interessante) Agenturen sich gar nicht mehr auf Werkverträge einlassen. Mit Recht! Wieso auch? Die Auftragslage ist so gut, dass man es als guter Anbieter gar nicht nötig hat, sich auf ein unnötig hohes Risiko (für beide Seiten) einzugehen. Umgekehrt: Dienstleister, die sich immer noch auf nicht-agil und/oder Werkvertrag einlassen, die beäuge ich inzwischen sehr kritisch. Das ist irgendwie letztes Jahrhundert.
>
>
>
>
>
>
>
> Der Dienstvertrag bietet auch viele Vorteile bei der internen Kommunikation und Positionierung des Projektverantwortlichen gegenüber den Vorgesetzten. Ich würde niemand raten, diese Trümpfe aus der Hand zu geben.
>
>
>
>
>
>
>
> Meine Erfahrung mit Entscheidern und Einlassen auf Dienstvertrag: Für interne Personen ist es schwer Vorgesetzten zu vermitteln, dass Dienstvertrag tatsächlich das Risiko reduziert, die Kosten senkt und noch viele weitere Vorteile hat und dass es der Werkvertrag ist, der hochproblematisch ist. Stichwort: Der Prophet im eigenen Land. Und auch die hierarchische Position spielt da eine Rolle… Ein externer Berater mit entsprechenden Referenzen hat da leichteres Spiel:
>
>
>
>
>
>
>
> - Beim ersten Workshoptermin mit meinen Kunden bestehe ich darauf, dass das „Geld“ und das „letzte Wort“ (Kanzler_in/Präsident_in/Top Management) mit am Tisch sitzt. Sonst komme ich gar nicht erst. Das funktioniert so auch.
>
>
>
> - Dann wird erst die Frage nach agil / nicht agil und Werk-/Dienstvertrag (und weitere, entscheidende Dinge, wie z.B. Continuous Relaunch oder nicht) erklärt und geklärt bzw. entschieden. Alles, was vertraglichen und finanziellen Impact hat. Alle weiteren Details können dann in "kleiner Runde" geklärt werden.
>
>
>
>
>
>
>
> Mit der Broschüre habt Ihr einen „Peter-to-go“ an der Hand. Gebt einfach das Whitepaper nach oben weiter. Das sollte Euch - auch ohne einen externen Berater zu engagieren - ein Stück weiter bringen.
>
>
>
>
>
>
>
> Abschließend: Ja. Ein Wartungs- und Supportvertrag ist natürlich die logische Konsequenz. Ich setze ja ganz klar auf den „Continuous Relaunch“ mit einem jährlichen Budget, wie im Whitepaper beschrieben. Das Thema Wartung und Support macht jedoch noch einmal ein neues „Fass“ auf. Tatsächlich habe ich überlegt, ob ich es in diesem Whitepaper mit behandeln soll, habe mich aber dafür entschieden, es erstmal in dieser Version „ohne“ zu publizieren. Gegebenenfalls werde ich die 2. Auflage entsprechend erweitern.
>
>
>
>
>
>
>
> Kurze Gedanken zum Thema:
>
>
>
>
>
>
>
> - Es gibt Argumente dafür und dagegen, Wartung und Support in einem Rutsch auszuschreiben. Meist kommt man nicht umher, eine separate Ausschreibung vorzunehmen.
>
>
>
> - Nicht jeder Dienstleister, der Projekte kann, kann auch Support. Je kleiner der Anbieter, desto hakeliger und problematischer wird das.
>
>
>
> - Wenn die Kommunikation gut läuft und man zufrieden ist gilt: Never change a winning team. Dann sollte man natürlich schauen, ob man den gleichen Dienstleister auch für Wartung/Support/Weiterentwicklung bekommt.
>
>
>
> - Es spielen zusätzlich noch einmal ganz andere Bewertungskriterien mit rein. Auch hier gilt: Allein der Preis reicht als Bewertungskriterium nicht. Im Gegenteil, auch hier ist der Preis wieder sehr nachrangig, wenn man das „wirtschaftlichste“ Angebot finden will.
>
>
>
>
>
>
>
> Einen schönen, sonnigen Abend wünsche ich!
>
>
>
> Peter
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
> —
>
>
>
> Alinbu Consulting - Peter Pröll
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
> Telefon +49 2444 6629000 (tel:+49%202444%206629000)
>
>
>
> https://alinbu.net (https://alinbu.net/)
>
>
>
>
>
>
>
> LinkedIn: https://linkedin.com/in/peterproell/
>
>
>
> Xing: https://xing.com/profile/Peter_Proell/
>
>
>
> Twitter: https://twitter.com/Alinbu/
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
> >
> > On Mittwoch, Apr. 22, 2020 at 5:55 PM, Beck Stefan <Stefan.Beck at uni-passau.de (mailto:Stefan.Beck at uni-passau.de)> wrote:
> >
> >
> >
> > Hallo alle,
> >
> >
> >
> >
> >
> > erstmal danke an Peter für die Arbeit, die er sich gemacht hat und für die gute Broschüre.
> >
> >
> >
> >
> >
> > Was ich aber dazu sagen möchte, ist, dass es auch durchaus mit Werkvertrag (gut!) klappen kann. Zunächst: Ich bin selber zertifizierter Scrummaster und sowohl also mit der agilen Entwicklung vertraut als auch eigentlich Befürworter. In meiner Erfahrung aber stößt man gerade in einem anders gestrickten Umfeld hier auch an Grenzen. Das kann sein, dass das Management oder die Stakeholder nicht bereit sind, den Ansatz mitzutragen oder dass schlichtweg die personellen Kapazitäten fehlen – sei es qualitativ oder quantitativ.
> >
> >
> > Insofern haben auch wir keinen agilen Ansatz bei unserem Relaunch letztes Jahr verfolgt sondern klassisch ein Lastenheft geschrieben (längerer Prozess), eine Agentur gesucht, gefunden und arbeiten lassen. Wir haben in der Tat eine Projektstelle gehabt, die das Projekt begleitet und die Kommunikation mit der Agentur auch weitgehend durchgeführt hat. ABER: Oft mussten wir „Techniker“ auch selber direkt kommunizieren, denn die Person war eher redaktionell als technisch ausgerichtet.
> >
> >
> > Unser Projekt war übrigens sehr umfangreich: Wir auf unserer Seite sind von apache auf nginx umgestiegen, von php 5 auf 7, haben natürlich das Typo3-Versions-Update gehabt (6 auf 8), haben ein responsives Design bekommen (das hat die Agentur gemacht) und als i-Tüpfelchen haben wir noch zwei Typo3-Instanzen zu einer zusammengeführt. Dies haben wir mit einem Personalaufwand von 3-4 Stellen auf der Uniseite und 1-2 auf der Agenturseite hinbekommen. Will damit nur sagen: Es geht auch mit wenig Leuten auf der Uniseite und mit einer kleinen Agentur.
> >
> >
> > Wir hatten allerdings einen Vorteil: Die Agentur kannte unsere Uni und unser Typo3 6 bereits recht gut. Und das denke ich hat auch schon viel aufgewogen. Daher wäre noch mein Tipp: Wo irgend möglich, auf bekanntes und bewährtes Personal zurückgreifen. Den nächsten Relaunch werden wir auch wieder ausschreiben müssen – aber wir werden alles daran setzen, wieder mit dieser Agentur zu arbeiten.
> >
> >
> > (Immer den gleichen Dienstleister zu haben, hat für mich auch den Vorteil, dass der Code immer gleich strukturiert ist und dem gleichen Konzept folgt – und somit die Wartbarkeit deutlich erleichtert. Welcher Entwickler kennt das nicht, der eine schreibt eine Software, ein anderer übernimmt sie und schreibt erst mal alles um, weil es seiner Meinung nach falsch oder ineffizient oder was auch immer ist.)
> >
> >
> > Und mein zweiter Punkt: Warum ein Werkvertrag funktionieren kann und bei uns funktioniert hat: Wir haben nicht nur eine gute Arbeit bekommen, sondern danach auch einen Anschlussvertrag mit der gleichen Agentur abgeschlossen, der dann ein Rahmen-/Wartungsvertrag ist und dann tatsächlich ein Dienstvertrag ist. So konnten wir noch „entspannt“ Fehler nachbessern und nachbessern lassen und auch jederzeit neue Features nachbestellen.
> >
> >
> > Dieses Hybridmodell fehlt mir in der Broschüre: Großer Werkvertrag + anschließender Dienstvertrag. Der Charme ist eben, dass man da zunächst die Agentur einfach auch mal machen lassen kann und selber währenddessen wenig Aufwand hat, sie „zu beaufsichtigen“ und auch seinem Tagesgeschäft weiter nachgehen kann – was ja an Universitäten, die eigentlich alle irgendwie chronisch unterbesetzt sind, nicht unwichtig sein kann. Und im Nachhinein hat man die Flexibilität und den qualitätssichernden Effekt des Dienstvertrages.
> >
> >
> >
> >
> >
> > Viele Grüße
> >
> >
> > Stefan
> >
> >
> >
> >
> >
> > Von: typo3-ug-universities-de-bounces at lists.typo3.org <typo3-ug-universities-de-bounces at lists.typo3.org> Im Auftrag von peter at alinbu.net
> > Gesendet: Mittwoch, 22. April 2020 15:11
> > An: TYPO3 Usergroup German Universities <typo3-ug-universities-de at lists.typo3.org>
> > Betreff: [TYPO3-UG Universities DE] Whitepaper "Öffentliche Ausschreibung von Website-Projekten"
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Hallo in die Runde!
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Vor Ostern gab es an dieser Stelle die Diskussion, ob und wie man ein Bewertungsportal zur Bewertung von TYPO3-Dienstleistern aufbaut, um bei den eigenen Website-/Relaunch-Projekten weniger Ärger zu haben.
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Meine Position damals (wie heute): Der Wunsch ist verständlich, das vorgeschlagene Mittel jedoch nicht hilfreich. Der Erfolg (oder Misserfolg) der Projekte und die üblichen Probleme sind zum allergrößten Teil bereits in der Ausschreibung und noch davor angelegt.
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Damals habe ich angeboten, in einem Whitepaper Gedanken und Eckpunkte zusammenzustellen und zu erklären, die bei der Ausschreibung in Betracht gezogen werden sollten. Das Whitepaper ist nun fertig. Themen umfassen insbesondere:
> >
> >
> > Leistungsbild
> > Vertragsrahmen
> > Art der Ausschreibung
> > Art des Projektmanagements während der Umsetzung
> > sinnvollen Bewertungskriterien für die Ausschreibung
> > Einflußfaktoren für spätere Betriebskosten der Website
> >
> >
> >
> > Kernpunkt ist: Wie finde ich den richtigen Dienstleister und stelle den Projekterfolg sicher. Beides wird durch die oben genannten Punkte bereits stark beeinflußt.
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Herausgekommen ist eine knapp 30-seitige Broschüre, der die Erfahrungen aus meiner Arbeit in diesem Feld seit 2014 zur Grundlage liegen.
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Anfordern kann man sie kostenfrei unter https://alinbu.net/ausschreibung.
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Über Feedback würde ich mich freuen, für Rückfragen stehe ich zur Verfügung.
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Herzlichst
> >
> >
> >
> > Peter
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > —
> >
> >
> >
> > Alinbu Consulting - Peter Pröll
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > Telefon +49 2444 6629000 (tel:+49%202444%206629000)
> >
> >
> >
> > https://alinbu.net (https://alinbu.net/)
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > LinkedIn: https://linkedin.com/in/peterproell/
> >
> >
> >
> > Xing: https://xing.com/profile/Peter_Proell/
> >
> >
> >
> > Twitter: https://twitter.com/Alinbu/
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> >
> > _______________________________________________
> > TYPO3-UG-Universities-DE mailing list
> > TYPO3-UG-Universities-DE at lists.typo3.org
> > http://lists.typo3.org/cgi-bin/mailman/listinfo/typo3-ug-universities-de
> >
> >
> >
>
>
>
>
>
> _______________________________________________
> TYPO3-UG-Universities-DE mailing list
> TYPO3-UG-Universities-DE at lists.typo3.org
> http://lists.typo3.org/cgi-bin/mailman/listinfo/typo3-ug-universities-de
-------------- nächster Teil --------------
Ein Dateianhang mit HTML-Daten wurde abgetrennt...
URL: <http://lists.typo3.org/pipermail/typo3-ug-universities-de/attachments/20200423/5ae7ed03/attachment-0001.htm>